Nota publicada por eleco.com.ar diario digital de la ciudad de Tandil.

Con el objetivo de “diseñar herramientas informáticas que logren que en las instituciones educativas se ahorre mucho tiempo en cuestiones operativas para así poner el foco en lo pedagógico”, Lucas Carrasco, Marcelo Prado y Martín Sabatini, crearon un boletín digital que ya se usa en escuelas de Tandil. Se trata de un sistema online que reemplaza al tradicional boletín de papel en donde padres, docentes y alumnos puede ver, además de las notas, inasistencias, sanciones y comunicaciones generales.

En diálogo con El Eco, los tres socios de Comunidad Educativa.ar -la empresa que realizó el desarrollo del programa y que brinda servicios web de comunicación para instituciones educativas- contaron cómo surgió el proyecto, cuáles son sus beneficios y cómo se implementa.

Creando soluciones

“Nuestro trabajo parte de la convicción de ser una firma que genere soluciones integrales a instituciones educativas de todos los niveles del sistema educativo -desde el inicial hasta el terciario universitario y no universitario- y que esto no signifique la venta de un determinado sistema informático donde la relación termina con la compra-venta de un producto. Lo que buscamos es que el sistema sea el punto de partida para la generación de un vínculo donde cada una de las plataformas web desarrolladas demuestren ser el fruto del trabajo coordinado con el equipo directivo de la institución, y atender cada una de sus necesidades antes, durante y después de la implementación”, señaló Carrasco, profesor en Ciencias de la Educación graduado de la Facultad de Ciencias Humanas de la Unicén.

“Buscamos que cada uno de los equipos directivos de las instituciones donde trabajamos encuentre en nosotros una especie de asesores externos a quienes transmitir sus inquietudes en términos de mejorar la sistematización de procesos administrativos”, agrega Prado. Así, el contacto entre Comunidad Educativa.ar y la institución se vuelve cotidiano.

“La idea del Boletín Digital nace a partir de mi experiencia como preceptor durante ocho años en una institución pública de la ciudad”, cuenta Carrasco. “Allí pude conocer en profundidad cada una de las tareas administrativas que deben llevar adelante tanto los preceptores y docentes como los secretarios de una institución educativa”.

Sabatini, que vivió la experiencia desde el laboratorio de informática, agrega: “La cantidad y variedad de tareas y el tiempo que se invierte en procesos manuales que son controlados por diferentes actores dentro de la institución, sumado a la cantidad de papel circulante, van llevando a las escuelas a la necesidad de pensar en distintos tipos de alternativas para la sistematización y digitalización de la información. Sucede que en muchos casos esas alternativas no contemplan variables importantes como la seguridad en los datos o como hacer en forma colaborativa la tarea para que sea comunicable”.

Al conocimiento y experiencia de Carrasco y Sabatini se sumó luego Prado -quien se desempeña en la Secretaría de Extensión Unicén- y entre los tres transformaron la idea del Boletín Digital en un emprendimiento real.

“Para poder concretar el proyecto necesitamos mucho trabajo y capacitación”, cuentan, y destacan el rol que tuvo el Programa Horizonte Humanas, una capacitación que ofrece la FCH en conjunto con el Centro de Innovación y Creación de Empresas (CICE) de la Unicén.

“Así es como en el año 2014 comenzamos a organizarnos entre los tres socios que componen Comunidad Educativa.ar trabajando conjuntamente en las tareas de programación, de carácter administrativo, y de búsqueda de financiamiento. Como consecuencia, durante dos años consecutivos recibimos el reconocimiento de la iniciativa por parte del Ministerio de Industria de la Nación a través del concurso de proyectos productivos Capital Semilla”.

Las nuevas tecnologías, una herramienta de cambio

“Disponer de soluciones informáticas que mejoren los procesos posibilita el ahorro de esfuerzo, tiempo y recursos, además de estandarizar y profesionalizar las distintas prácticas administrativas de una institución educativa”, señalan los emprendedores.

-¿Qué es el Boletín Digital?

-Es un sistema online en el cual los docentes, en forma colaborativa con los preceptores, van cargando las calificaciones de las evaluaciones que realizan a lo largo del trimestre. Con esta información después se elaboran los boletines, por lo cual esto no significa una acumulación de tareas al final del período ya que los datos se van procesando a medida que van surgiendo. Además, cuando un docente carga una nota o un preceptor una inasistencia, el sistema emite un aviso a los padres para que estén al tanto de esa nueva notificación.

-¿Cumple otra función además de informar sobre notas y asistencias?

-Sí, en la plataforma se encuentran habilitados otros cuatro módulos básicos entre los que se destacan el de sanciones disciplinarias; carga de informes del docente; comunicaciones generales para un curso, docentes, o alumno en particular; y legajos con datos básicos de docentes y estudiantes.

-¿Cómo se accede al boletín digital?

-La forma de llegar a esta información es con un nombre de usuario y una clave que le permite a cada uno –padre, docente, alumno– acceder a los datos que le corresponden. Por ejemplo, cada padre puede acceder a las calificaciones solo de sus hijos, no las de sus compañeros. Es importante remarcar además que toda la información que se ingresa al sistema queda almacenada en la base de datos, con lo cual desde la institución se puede acceder a lo trabajado en años anteriores de manera rápida y sencilla.

-¿Qué otras ventajas presenta este sistema?

-Muchas veces los docentes se sienten impotentes porque los padres no acuden; pero es más probable que lo hagan cuando ya están teniendo datos acerca de que los chicos tienen dificultades. O cuando un padre se presenta de improviso a dialogar con un directivo, no es que tradicionalmente no haya información sobre el desempeño del alumno, sino que está desperdigada en diversos legajos. Con nuestro sistema, los datos están actualizados y disponibles en cualquier momento; y así cada chico puede recibir el apoyo que necesita desde que se evidencia esa necesidad.

-¿Cómo se implementa el Boletín Digital? ¿Se realiza una capacitación?

-La carga inicial la hace Comunidad Educativa.ar. Las escuelas cuentan con un período de prueba de tres meses para que todos los usuarios se familiaricen con esta tecnología, donde desde la empresa se realizan reuniones con docentes, preceptores y padres que sirven para evacuar todas las dudas y realizar los ajustes necesarios.

-¿Por qué creen que es necesario el paso al Boletín Digital?

-En tanto emprendedores jóvenes y con caminos profesionales diferentes pero que confluyen, estamos convencidos que es necesario que todas las instituciones puedan aprovechar los beneficios que posibilitan las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. En lo que respecta específicamente a las instituciones educativas, observamos que la gran mayoría a diferencia de otras instancias estatales y privadas, muestra un escaso avance en el tema. Creemos que no se trata de imponer un cambio sino de acompañar a las instituciones adaptando cada producto a su realidad.

Para una mejor gestión

El Boletín Digital no es el único emprendimiento que Comunidad Educativa.ar tiene en marcha. “Actualmente trabajamos con tres productos diferentes aunque complementarios en el nivel secundario y terciario universitario: además del Boletín Digital contamos con una Plataforma para la Gestión Integral de Carrera Académica y un sistema de Relevamiento y Análisis de Estadísticas Institucionales, explican Lucas, Martín y Marcelo.

El Sistema Integral de Carrera Académica es una plataforma web que actualmente es utilizada en algunas de las unidades académicas de la Unicén y que simultáneamente sirve a la gestión como a los docentes que allí trabajan, teniendo en cuenta que allí queda plasmada una buena parte de la información que contempla su actividad laboral. Por su parte, el diseño de cada módulo se ajusta a los requerimientos de cada gestión, en tanto que el administrador del sistema como cada uno de los usuarios docente, tienen una clave y contraseña propias.

Entre los módulos básicos, se destacan el análisis de Encuesta de Opinión de Alumnos sobre el desempeño docente que cada estudiante debe cumplimentar en forma obligatoria dos veces al año; carga de un informe docente de autoevaluación; carga de la planificación de cada asignatura por el docente; carga del programa de cada asignatura que dicta; carga del currículum vitae; y una serie de certificaciones que presenta cada una de las Secretarías Académicas en conjunto con información ligada a las licencias solicitadas y la asistencia a clases que cumplió el profesor en determinado período. Se resalta que la información es personal y puede ser consultada para los distintos ciclos lectivos trabajados por el profesional.

Por su parte, el sistema de Estadísticas Institucionales apunta a transformase en un servicio adicional a pesar de ser una iniciativa poco explorada hacia el interior de las instituciones educativas en comparación a otros ámbitos. “Se trata de una batería de informes cuantitativos que favorece notablemente la toma de decisiones de un equipo directivo en temas que deben planificarse en el corto, mediano y largo plazo, como son las políticas de ingreso, permanencia y graduación de estudiantes sumando otras cuestiones como pueden ser las estrategias para la promoción del establecimiento”.

Entre los diferentes informes se destaca el destinado al seguimiento de graduados de cada institución, donde a partir del relevamiento de los datos de los egresados al año y a los cuatro años de terminar sus estudios secundarios, se procesa la información permitiendo tener datos concretos sobre la cantidad de estudiantes que continuaron estudios terciarios y las ciudades y carreras elegidas. Asimismo, el análisis de la relación entre la carrera elegida y la modalidad de egreso cursada en la escuela, revela información útil para pensar políticas al interior de la institución, específicamente en lo que concierne al perfil de los egresados según la modalidad que brinda la institución.